PosLoc - Onlinehilfe

Allgemeines

In diesem Bereich werden die allgemeinen Funktionen und Verhaltensweisen von PosLoc beschrieben. Das gibt einen schnellen Einstieg in die Funktionsweise der Seite und die Art, wie sie bedient wird.

Auf jeder Seite lässt sich über das Symbol der entsprechende Teil der Onlinehilfe in einem neuen Fenster öffnen

Responsive Darstellung

Die Darstellung von PosLoc ist responsive, d.h. die Art der Darstellung passt sich an das Anzeigegerät an. Damit sehen die Seiten auf Mobiltelefonen anders aus als auf einem PC, sind aber auf jedem Gerät optimal bedienbar. In dieser Dokumentation wird bei Bildbeispielen die Variante angezeigt, die bei der Benutzung am Wahrscheinlichsten ist.

Mobiltelefon, Startseite auf einem Mobiltelefon

PC, Tablet, Startseite auf einem PC oder Tablet

Ein- / Ausblenden von Beschreibungen

Die meisten Bereiche der Seiten sind so gestaltet, dass am Anfang der Seite eine Kurzbeschreibung steht, die die Arbeit in dem entsprechenden Bereich erläutern soll. Da mit der Zeit diese Beschreibungen in der Regel nicht mehr benötigt werden, kann man die Beschreibungstexte ein- und ausblenden. Das System merkt sich für jeden Benutzer getrennt, ob die Texte ausgeblendet sind oder nicht und wählt die Darstellung alle weiteren Seiten ebenfalls entsprechend. Werden die Texte z.B. bei der Erfassung von Orten ausgeblendet, so sind sie danach auch auf allen anderen Seiten ausgeblendet - bis sie wieder eingeblendet werden. Das Ein- und Ausblenden erfolgt über ein entsprechendes Symbol neben der Hauptüberschrift der Seite.

Die Texte sind eingeblendet und werden durch einen Klick auf das Symbol ausgeblendet.

Die Texte sind ausgeblendet und werden durch einen Klick auf das Symbol eingeblendet.

Rückmeldungen

Bei nahezu allen Funktionen, die vom Benutzer ausgelöst werden, wird eine entsprechende Rückmeldung am oberen Bildschirmteil angezeigt. Diese Rückmeldung verschwindet nach einem festgelegten Zeitraum von alleine. Grüne Rückmeldungen zeigen eine erfolgreiche Ausführung an, rote einen Fehler.

Positive Rückmeldung Standort gespeichert

Negative Rückmeldung Keine Berechtigung

Einschränkung von Funktionen

Für jeden Benutzer wird über die Benutzerverwaltung festgelegt, welche Rechte er hat - d.h. welche Funktionen er ausführen darf und welche nicht. Benutzer mit eingeschränkten Rechten können die entsprechende Funktion nicht ausführen. Entweder wird die Funktion gar nicht erst angezeigt oder es erscheint eine rote Rückmeldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis.

Durch diese Funktionseinschränkung kann es vorkommen, dass Benutzer nicht alle Funktionen sehen oder nutzen können, die in dieser Dokumentation beschrieben sind.

Allgemeine Funktionen bei der Bearbeitung von Datensätzen

Bei allen Funktionen, die Datensätze bearbeiten, wird stets nur ein Datensatz angezeigt. Dies betrifft z.B. Orte und Personen. In diesen Funktionen gibt es eine Reihe von Buttons, die das Arbeiten mit den Datensätzen ermöglichen. Die Funktionsweise ist immer identisch

	Bearbeiten abbrechen: diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Datensatz zum Bearbeiten geöffnet ist. Das Bearbeiten wird abgebrochen, alle Änderungen werden verworfen.
	Speichern: diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Datensatz zum Bearbeiten geöffnet ist. Alle Änderungen werden gespeichert und der Bearbeiten-Modus wird beendet.
	Bearbeiten erlauben: diese Funktion öffnet den Bearbeiten-Modus und erlaubt Änderungen am angezeigten Datensatz
	Wechsel zum ersten Datensatz
	Wechsel zum vorherigen Datensatz
	Wechsel zum nächsten Datensatz
	Wechsel zum letzten Datensatz
	Datensatz auswählen: bietet eine Liste der verfügbaren Datensätze und erlaubt es, den angezeigten Datensatz auszuwählen
	Neuen Datensatz anlegen: leert alle Eingabefelder und öffnet den Bearbeiten-Modus. Wird dann gespeichert, so wird dieser Datensatz als neuer Datensatz angelegt.
	Datensatz löschen: löscht (nach einer Rückfrage) den angezeigten Datensatz

Bei allen Daten, die in Tabellenform zur Verfügung gestellt werden, stehen stets ein paar Basisfunktionen zur Verfügung - z.B. bei allen Berichten.

	Ansicht als Internetseite: die Tabelle wird in einem neuen Fenster angezeigt. Dabei wird nur die Tabelle als Internetseite gezeigt - ohne die Bedienelemente. Optimal geeignet für einen schnellen Ausdruck.
	Ansicht als PDF-Datei: die Tabelle wird in einem neuen Fenster als PDF-Datei ausgegeben. Optimal zum Speichern und Drucken. Bei der Ausgabe werden die Vorgaben aus den Druckeinstellungen komplett umgesetzt.
	Export als CSV-Datei: die Tabelle wird in eine CSV-Datei umgewandelt und zum Speichern angeboten. CSV-Dateien lassen sich beispielsweise mit MS Excel oder OpenOffice öffnen.

Startseite

Die Startseite wird nach dem Anmelden als Benutzer automatisch aufgerufen. Dies ist die Seite, auf der alle Grundfunktionen zum An- und Abmelden von Positionen zur Verfügung stehen. Damit ist diese Seite die normale Arbeitsseite für die Mitarbeiter. Die Startseite kann auch über das Symbol aufgerufen werden.

Beim Aufruf der Startseite von Mobiltelefonen aus, erscheint zunächst eine Nachfrage. Diese Nachfrage besagt, dass die Seite auf den Standort zugreifen möchte und bittet dafür um Erlaubnis. Die Nachfrage lässt sich technisch nicht abschalten.

Für die Funktionsweise von PosLoc ist es notwendig, dass die Erlaubnis zum Zugriff auf den Standort gewährt wird!

Auf der Startseite stehen die Funktionen abhängig vom aktuellen Zustand der Positionsmeldung zur Verfügung. Im grünen Kästchen wird immer die aktuell ermittelte Position angezeigt. Das Satelitten-Bild zeigt die Position auf einer Google-Maps-Karte. Die Funktion Erneut ermitteln führt dazu, dass die aktuelle Position erneuert wird. Mit der Funktion Position speichern wird die Position mit Datum & Uhrzeit sowie angemeldetem Benutzer in der Datenbank gespeichert. Das Speichern einer Position ist unabhängig davon, ob ein Ort gefunden worden ist oder nicht.

Position in der Datenbank gefunden

Ist für die Position in der Datenbank ein Ort hinterlegt, so wird im blauen Kästchen der Name des Ortes angezeigt. Zusätzlich wird unterhalb der Karte eine in den Daten hinterlegte Adresse und Bemerkung angezeigt.

Position nicht gefunden

Ist für die Position in der Datenbank kein Ort hinterlegt, so wird der Standort als unbekannt angezeigt. Die Position kann trotzdem gespeichert werden. Wenn der Benutzer entsprechende Rechte hat, kann über die Funktion Neuen Ort anlegen für die aktuelle Position ein neuer Ort angelegt werden.

Orte mit An- und Abmeldung

Orte können so definiert sein, dass man sich an- und wieder abmelden muss. Ist eine keine Abmeldung notwendig, so wird die Position gespeichert und das Bild ändert sich nicht. Wenn eine explizite Abmeldung für den Ort vorgesehen ist, so ändert sich nach dem Speichern der Position das Bild und es wird in rot angezeigt, wann man sich an der Position angemeldet hat. Über die Funktion Abmelden kann man sich dann von diesem Ort wieder abmelden. Dabei wird der Zeitpunkt der Abmeldung und damit die Verweilzeit am Ort ebenfalls gespeichert.

Wenn Formulare definiert sind und der Benutzer entsprechende Rechte hat, kann zu einem angemeldeten Ort ein Bericht ausgefüllt werden. Dabei muss zunächst der gewünschte Bericht ausgewählt werden. Anschließend kann dieser Bericht direkt ausgefüllt werden. Das Aussehen der Berichte und die notwendigen Eingaben sind von dem definierten Formular abhängig.

Neuen Ort bei unbekannter Position anlegen

Das Definieren eines neues Ortes anhand der aktuellen Position ist nur bei entsprechenden Benutzerrechte möglich. Der Ort wird über die Eingabe eines Namens und den Umkreis definiert. Zusätzlich kann an dieser Stelle vorgegeben werden, ob der Ort eine Abmeldung benötigt oder nicht.

Menü Persönliches

Der Menüpunkt Persönliches steht allen Benutzern zur Verfügung. In diesem Menüpunkt finden sich alle Daten und Informationen, die sich ausschließlich auf den eingeloggten Benutzer beziehen.

Kennwort ändern

Mit der Funktion Kennwort ändern kann das eigene Kennwort für das Anmelden ins System geändert werden. Dabei muss zunächst das bisherige (aktuelle) Kennwort eingegeben werden. Dies dient dem Schutz vor Missbrauch. Das neue Kennwort darf nicht identisch mit dem alten Kennwort sein und muss mindestens 6 Zeichen haben. Mit dem Button kann die Eingabemaske so umgestellt werden, dass die Kennwort-Eingabe im Klartext lesbar ist.

Persönlicher Bericht

Im persönlichen Bericht kann der eingeloggte Benutzer für einen vorgegebenen Zeitraum (Datumsangabe von ... bis ...) seinen eigenen Bericht abrufen.

Im Bericht werden die An- und Abmeldezeiten sowie die dazugehörigen Orte mit Koordinaten angezeigt. Wenn die Option Zeitdifferenzen entsprechend eingestellt ist, wird zusätzlich ausgerechnet, wie viele Minuten zwischen An- und Abmeldung lagen.

Mit dem Symbol neben den Koordinaten wird eine neue Seite bei Google Maps geöffnet, wo die entsprechende Position dargestellt wird.

Der persönliche Bericht kann über die Standard-Funktionen als Vorschau, PDF oder CSV-Datei ausgegeben werden.

Beispiel persönlicher Bericht

Einsatzplan

Im Einsatzplan kann der eingeloggte Benutzer für einen vorgegebenen Zeitraum (Datumsangabe von ... bis ...) sehen, wo seine nächsten Einsätze geplant sind. Angezeigt werden dass Datum und die Uhrzeiten (als von .. bis ..) sowie der Ort inklusive allen verfügbaren Informationen. Ist für einen Ort eine Adresse und/oder Bemerkung angelegt, so wird diese ebenfalls angezeigt. Auch die Koordinaten bei Google Maps werden aufgeführt. Mit dem Symbol neben den Koordinaten wird eine neue Seite bei Google Maps geöffnet, wo die entsprechende Position dargestellt wird.

Der Einsatzplan ermöglicht es einem Mitarbeiter also, seine Arbeitsplanung zu sehen und alle relevanten Informationen zur Verfügung zu haben

Beispiel Einsatzplan

DSGVO-Datei

Die DSVGO fordert, dass jeder Person auf Anfrage seine persönlichen Daten in einer elektronisch lesbaren Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Mit der Datendatei, die ein angemeldeter Benutzer an dieser Stelle anfordern kann, wird diese Forderung erfüllt. Geliefert wird eine ZIP-Datei, in der sich mehrere CSV-Dateien befinden. CSV-Dateien sind Textdateien, bei denen in der ersten Zeile die Datenbeschreibung und in allen weiteren Zeilen die eigentlichen Daten aufgeführt sind. CSV-Dateien lassen sich problemlos z.B. mit MS Excel oder OpenOffice öffnen.

Die ZIP-Datei beinhaltet eine Datei mit den Grunddaten und eine Datei mit den Positionsmeldungen. Jede Person bekommt eine Datei, in der ausschließlich seine Daten enthalten sind.

Menü Daten

Im Menüpunkt Daten werden die Basisdaten des Systems angelegt und bearbeitet. Für jeden einzelnen Typ kann in den Benutzerrechten vorgegeben werden, ob eine Person diese Daten bearbeiten darf oder nicht.

Personen bearbeiten

An dieser Stelle können die Personen des System angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Das Feld Personal-Nummer wird nur benötigt, wenn anonymisierte Orts-Berichte erstellt werden sollen und kann beliebig gefüllt werden. Die Mailadresse wird benötigt, um einer Person die Zugangsdaten zum System schicken zu können.

Um einer Person das Einloggen ins System zu ermöglichen, muss die Person in der Benutzerverwaltung einer Benutzergruppe zugewiesen werden und es müssen die Zugangsdaten verschickt werden. Die Funktion DSGVO-Datei erzeugt eine elektronisch lesbare Datendatei, wie sie von der DSGVO gefordert wird. Es handelt sich um eine ZIP-Datei in der CSV-Dateien enthalten sind. CSV-Dateien lassen sich problemlos mit MS Excel oder OpenOffice öffnen. Die CSV-Dateien beinhalten die gespeicherten Grunddaten und die gespeicherten Positionsmeldungen der Person.

Beispiel Personen bearbeiten

Wird eine Person gelöscht, so werden alle Positionsmeldungen dieser Person auf unbekannte Person gesetzt. Die eigentliche Positionsmeldung bleibt erhalten, ist dann aber keiner Person mehr zugeordnet. Vor dem Löschen erfolgt eine Abfrage.

Orte

Orte sind das Herzstück des Systems. Beim Abfragen einer Position schaut das System nach, ob diese Position zu einem Ort gehört und trägt diesen Ort dann ein. Ist kein entsprechender Ort definiert, erscheint als Ortsangabe unbekannt. Jeder Ort hat einen eindeutigen Namen, den es kein zweites Mal geben kann.

Orte sind kein einzelner Punkt, sondern bestehen immer aus zwei Koordinaten-Sätzen (Längengrad und Breitengrad), also aus zwei Punkten auf der Karte. Diese beiden Punkte beschreiben ein Rechteck. Wird eine Position innerhalb dieses Rechtecks erkannt, so wird sie dem Ort zugeordnet. Da die Genauigkeit der mobilen Standortbestimmung nicht immer exakt ist, sollte das Rechteck um einen Ort nicht zu klein gewählt werden. Man kann Orte sehr gut mit Hilfe von Google Maps anlegen. Eine Anleitung dazu findet sich hier.

Für einen Ort muss angegeben werden, ob man sich an diesem Ort auch wieder abmelden muss. Das ist immer dann sinnvoll, wenn der Ort nicht nur aufgesucht werden soll, sondern der Zeitraum, an dem man sich an diesen Ort befindet, ebenfalls gespeichert werden muss.

Die weiteren Angaben zu einem Ort sind lediglich Zusatzangaben, die bei der Positionsbestimmung angezeigt werden und in der Planung eventuell für die Benutzung von Navigationssystemen verwendet werden können.

Ob die Punkte links oben / rechts unten oder rechts oben / links unten genommen werden spielt keine Rolle. Das System sortiert sie von alleine.

Beispiel Orte bearbeiten

Wird ein Ort gelöscht, zu wird in den Positionsmeldungen die entsprechende Zuweisung zu diesem Ort ebenfalls gelöscht. Die eigentliche Positionsmeldung mit Koordinaten bleibt erhalten, ist dann aber keinem Ort mehr zugewiesen.

Wird ein neuer Ort angelegt, so wird kontrolliert ob es Positionsmeldungen gibt, die zu den Koordinaten des Ortes passen und die keinem Ort zugewiesen sind. Alle Positionsmeldungen ohne Ortszuweisung, die zu den Koordinaten des neuen Ortes passen, werden dann diesem Ort zugewiesen. Damit ist es möglich, unbekannten Positionsmeldungen nachträglich einen Ort zu zu weisen.

Kontrollpunkte eines Ortes

Kontrollpunkte sind Orte in einem Ort. Wird bei der Positionserkennung ein Kontrollpunkt erkannt, so wird der dazugehörige Hauptort ebenfalls als Position eingetragen – wenn es hierzu nicht schon eine nicht abgemeldete Positionsmeldung gibt. Auch Kontrollpunkte bestehen wieder aus zwei Koordinaten-Sätzen, die ein Rechteck beschreiben. Der Name eines Kontrollpunktes muss innerhalb des Hauptortes eindeutig sein, es kann den gleichen Kontrollpunkt-Namen aber in einem anderen Hauptort geben. Anders als bei Hauptorten werden Kontrollpunkte nicht abgemeldet. Hier wird nur eine Positionsmeldung eingetragen – frei nach dem Motto „ich war hier“.

Kontrollpunkte müssen innerhalb der Koordinaten des Hauptortes liegen. Es werden bei der Eingabe keine Koordinaten akzeptiert, die außerhalb liegen.

Meldet ein Mitarbeiter eine Position, die zu einem Kontrollpunkt gehört, ohne dass der dazu gehörende Hauptort angemeldet ist, wird der Hauptort automatisch mit angemeldet.

Beispiel Orte bearbeiten

Ansicht bei Google Maps

Die beiden roten Markierungen kennzeichnen die angegebenen Eckpositionen des Ortes, gelbe Markierungen kennzeichnen den Mittelpunkt eines Kontrollpunktes.

Beispiel Ansicht bei Google Maps

Unstimmigkeiten

An dieser Stelle kann eine Liste der Unstimmigkeiten für einen angegebenen Zeitraum erzeugt werden. Als Unstimmigkeit gelten Positionsmeldungen, wenn

der Abmeldeort nicht zum Anmeldeort passt (bei der Abmeldung müssen die Koordinaten zum Anmeldeort passen - Schutz vor Manipulation der Abmeldung)
keine Abmeldung vorliegt, obwohl der Ort abgemeldet werden muss
zu einer Positionsmeldung kein Ort vorhanden ist

Die aufgelisteten Unstimmigkeiten können an dieser Stelle gleich behoben werden. Die entsprechende Positionsmeldung kann entweder bearbeitet oder unwiderruflich gelöscht werden. Beim Bearbeiten besteht die Möglichkeit, einen neuen Abmelde-Zeitpunkt und Abmelde-Ort anzugeben. Dabei kann als Abmelde-Ort auch die Option wie Anmelde-Ort verwendet werden.

Mit der Löschen-Funktion wird die entsprechende Positionsmeldung vollständig gelöscht.

Wird die Liste nur für eine einzelne Person erzeugt, so steht nach dem Erzeugen eine Funktion zur Verfügung, um die Liste per E-Mail an die angezeigte Person zu schicken. Dabei wird die Mailvorlage Unstimmigkeiten an Person verwendet. In den Daten der betroffenen Person muss hierfür eine Mailadresse hinterlegt sein. Diese Funktion bietet die Möglichkeit, der betroffenen Person die Möglichkeit zur Erklärung der Unstimmigkeiten zu geben.

Beispiel Unstimmigkeiten bearbeiten

Da diese Liste Fehlverhalten von Mitarbeitern aufdecken kann (z.B. weil sich jemand erst zuhause abgemeldet hat), ist sie mit entsprechender Sorgfalt zu behandeln!

Einsatzplanung

Die Einsatzplanung kann entweder für einen Tag, für einen Ort oder für eine Person erfolgen. Zunächst muss die gewünschte Variante über den dazu gehörigen Anzeigen-Button angezeigt werden. Damit wird der aktuelle Stand auf den Bildschirm gebracht und von dort aus können Änderungen und Ergänzungen vorgenommen werden. Die Funktion Querformat ermöglicht keine Bearbeitung, zeigt eine vorhandene Planung aber in einem übersichtlichen Querformat (Tage nebeneinander, Mitarbeiter untereinander) an und ist damit bestens als Überblick / Aushang geeignet.

Über die Plus-Funktion kann ein neuer Eintrag in der Einsatzplanung vorgenommen werden. An der Stelle stehen auch die Standard-Funktionen zum Anzeigen als Vorschau, PDF und als CSV-Export zur Verfügung. Ein bereits geplanter Einsatz kann bearbeitet und gelöscht werden. Beim Bearbeiten können lediglich die Start- und die Endzeit verändert werden.

Mit der E-Mail-Funktion wird die Einsatz-Planung als PDF-Datei an die betroffene Person gesendet. Hierfür muss in den Personendaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Bei der E-Mail wird die Vorlage Einsatzplanung verwendet.

Beispiel Einsatzplanung

In der Einsatzplanung werden die eingesetzten Personen überwacht. Es ist nicht möglich, eine Person für zwei gleichzeitige bzw. sich überschneidende Einsätze zu planen

Menü Berichte

Für den Menüpunkt Berichte kann in der Benutzerverwaltung festgelegt werden, wer welche Berichte anzeigen darf. Hier finden sich die Funktionen zu allen Berichten, die als Auswertung oder Nachweis verwendet werden können.

Personen

Im Personen-Bericht werden für eine ausgewählte Person und vorgegebenen Zeitraum als Positionsmeldungen dieser Person aufgeführt. In der Personenauswahl stehen alle angelegten Personen zur Verfügung. Der Berichtszeitraum kann vorgegeben werden und ist beim Aufruf der Funktion mit der letzten Woche vorbelegt. Im Bericht werden die An- und Abmeldezeiten sowie die dazugehörigen Orte mit Koordinaten angezeigt. Wenn die Option Zeitdifferenzen entsprechend eingestellt ist, wird zusätzlich ausgerechnet, wie viele Minuten zwischen An- und Abmeldung lagen.

Mit dem Symbol neben den Koordinaten wird eine neue Seite bei Google Maps geöffnet, wo die entsprechende Position dargestellt wird. Der Personen-Bericht kann über die Standard-Funktionen als Vorschau, PDF oder CSV-Datei ausgegeben werden.

Personenberichte eignen sich besonders gut als Tätigkeits- bzw. Stundennachweis.

Beispiel Personenbericht

Orte

Im Orts-Bericht werden für einen ausgewählte Ort und vorgegebenen Zeitraum alle Positionsmeldungen aller Personen aufgeführt. In der Ortsauswahl stehen alle angelegten Orte zur Verfügung. Der Berichtszeitraum kann vorgegeben werden und ist beim Aufruf der Funktion mit der letzten Woche vorbelegt. Im Bericht werden die An- und Abmeldezeiten sowie die dazugehörigen Personen angezeigt. Bei der Ausgabe der Personen kann entweder der Vor- und Nachname der Person oder aber eine anonymisierte Variante gewählt werden. Bei der anonymisierten Variante wird anstelle des Mitarbeiter-Namens dessen Personalnummer aus den Personendaten angezeigt. Wenn die Option Zeitdifferenzen entsprechend eingestellt ist, wird zusätzlich ausgerechnet, wie viele Minuten zwischen An- und Abmeldung lagen.

Der Orts-Bericht kann über die Standard-Funktionen als Vorschau, PDF oder CSV-Datei ausgegeben werden.

Orts-Berichte eignen sich besonders gut als Nachweis gegenüber dem Kunden.

Beispiel Orts-Bericht

Zeitraum

Im Zeitraum-Bericht werden für einen vorgegebenen Zeitraum alle Positionsmeldungen aller Personen und Orte aufgeführt. Der Berichtszeitraum kann vorgegeben werden und ist beim Aufruf der Funktion mit der letzten Woche vorbelegt. Im Bericht werden die An- und Abmeldezeiten sowie die dazugehörigen Personen und Orte angezeigt. Wenn die Option Zeitdifferenzen entsprechend eingestellt ist, wird zusätzlich ausgerechnet, wie viele Minuten zwischen An- und Abmeldung lagen.

Der Zeitraum-Bericht kann über die Standard-Funktionen als Vorschau, PDF oder CSV-Datei ausgegeben werden.

Zeitraum-Berichte eignen sich vor allem als Überblick für die Aktivitäten aller Mitarbeiter.

Beispiel Zeitraum-Bericht

Berichte

An dieser Stelle kann eine Übersicht der von Mitarbeitern ausgefüllten Berichte (Formulare) erzeugt werden. Dabei wird der gewünschte Zeitraum angegeben. Aufgelistet werden alle von Mitarbeitern ausgefüllte Berichte / Formulare mit Angabe des Zeitpunkts und des Orts. Die Berichte können an dieser Stelle als Vorschau oder als PDF-Datei angezeigt werden. Zusätzlich ist es möglich, einen Bericht zu bearbeiten oder zu löschen.

Beispiel Übersicht der Berichte

Menü System

In diesem Menü finden sich die Systemeinstellungen.

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen wird das grundlegende Verhalten des System vorgegeben. Änderungen sind nur mit entsprechenden Rechten möglich. Die Einstellungen sind in verschiedene Registerkarten aufgeteilt. Nachdem Änderungen an den Einstellungen vorgenommen worden sind, müssen die Änderungen mit der Funktion Speichern aktiviert werden. Die Funktion Abbrechen nimmt alle noch nicht gespeicherten Änderungen wieder zurück.

Grundlegendes & Logo

Unter Grundlegendes ist nur der Firmenname veränderbar. Die Einstellungen zur Adresse im Netz und zur System-E-Mail-Adresse werden nur zu Informationszwecken angezeigt, können aber nicht geändert werden.

Beim Logo kann eine Bilddatei in das System geladen werden. Das Logo kann z.B. im Drucklayout ausgegeben und in der Titelzeile angezeigt werden. Ist ein Logo hochgeladen, so wird diese angezeigt. Wird ein neues Logo hochgeladen, so wird das bestehende Logo ersetzt. Verwendet werden können Bilddatei im JPG oder PNG-Format. Optimal ist eine Auflösung von 450x450 Pixeln. Größere Logos werden vom System verkleinert. Zusätzlich kann angegeben, ob und wenn ja in welcher Form das Logo im Kopfbereich der Seite angezeigt werden soll. Diese Änderung wird erst nach dem Neuladen der Seite sichtbar!

Verhalten

In dieser Registerkarte kann das Verhalten des Systems vorgegeben werden.

Darstellung von Namen:	Namen können entweder als Vorname Nachname oder als Nachname, Vorname ausgegeben werden. Die Vorgabe bezieht sich auf alle Ausgaben und Auswahlen.
Popup-Dialoge	Popup-Dialoge sind Dialoge, die sich über dem normalen Bild öffnen, z.B. beim Ändern von Daten. Sie können wahlweise mit oder ohne Einblendeffekt angezeigt werden. Ohne Einblendeffekt ist der Dialog sofort da, mit Einblendeffekt gibt es einen optischen Effekt, so dass es aussieht als wenn der Dialog ins Bild geschoben wird.
Dialog offen halten	Diese Option betrifft alle Popup-Dialoge, die eine neue Eingabe erlauben, z.B. einen neuen Kontrollpunkt anlegen. Ist diese Option ausgeschaltet, wird nach dem Speichern eines neuen Datensatzes das Fenster geschlossen. Soll ein weiterer Datensatz eingegeben werden, muss erneut die entsprechende Neu-Funktion angewählt werden. Ist die Option eingeschaltet, dann wird nach dem Speichern der Dialog sofort zur erneuten Eingabe geöffnet - so lange bis die Eingabe nicht mit Speichern sondern mit Abbrechen beendet wird.
Position der Buttons	Mit dieser Vorgabe kann eingestellt werden, an welcher Stelle die Buttons für die Standard-Funktionen bei datensatzweiser Anzeige positioniert werden.
CSV-Export	Mit dieser Vorgabe wird eingestellt, ob CSV-Dateien im (veralteten) ISO-8851-Zeichensatz oder im universellen UTF-8-Zeichensatz erzeugt werden. UTF-8 hat den Vorteil, dass alle Zeichen (auch osteuropäische) dargestellt werden können. Allerdings kommen nicht alle Versionen von MS Excel mit UTF-8 zurecht. In diesem Fall muss ISO-8851 gewählt werden.
Rückmeldungen	Rückmeldungen zeigen den Erfolg oder einen Fehler bei einer Aktion an (siehe Kapitel Allgemeines). Hier kann vorgegeben werden, nach welcher Zeit sich die Rückmeldungen automatisch schließen.

System-Mails

Das System ist in der Lage automatische Mails zu generieren. Diese Mails beinhalten einen kurzen Informationstext, wenn im System eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. System-Mails werden immer an die hinterlegte Empfänger-Adresse des Systems versendet.

Neue Positionsmeldung	Verschickt eine E-Mail, wenn ein Benutzer seine Position speichert. Die E-Mail beinhaltet den Namen des Benutzers, die Koordinaten, die Uhrzeit und ggfs. den Ort.
Abmeldung von einer Position	Verschickt eine E-Mail, wenn ein Benutzer seine Position abmeldet. Die E-Mail beinhaltet den Namen des Benutzers, die Koordinaten, die Uhrzeit und ggfs. den Ort. Stimmen An- und Abmeldeort nicht überein, beinhaltet die E-Mail einen entsprechenden Vermerk.
Neuer Ort aus Positionsmeldung	Verschickt eine E-Mail, wenn ein Benutzer zu einer unbekannten Position einen neuen Ort anlegt.

Drucklayout

An dieser Stelle kann das Drucklayout beeinflusst werden.

In die Inhalte der Kopf- & Fusszeile kann beliebiger Text geschrieben werden. HTML-Formatierungen sind erlaubt. Mit <br> kann ein Zeilenumbruch erzwungen werden. Die erlaubten Platzhalter werden eingeblendet, wenn der Cursor in einem der Eingabefelder ist. Wird das Logo als Bild verwendet, so wird die Bilddatei automatisch auf die Höhe der Kopfzeile skaliert. Nachdem Änderungen an den Einstellungen vorgenommen worden sind, müssen die Änderungen mit der Funktion Speichern aktiviert werden. Die Funktion Abbrechen nimmt alle noch nicht gespeicherten Änderungen wieder zurück.

Schriftgrößen werden in px angegeben. Abstände und Höhen werden in mm angegeben. Alle Vorgaben zu den Kopf- und Fusszeilen werden nur bei den PDF-Dateien umgesetzt und in der Webvorschau nicht angezeigt.

Allgemeine Vorgaben

Zu den allgemeinen Vorgaben gehören die Seitenränder in Millimetern und die Vorgaben für die Schriften bei normalen Text, Haupt- und Unterüberschriften. Neben der Schriftgröße kann auch die Schriftfarbe und für die Überschriften der Schriftstil und die Unterstreichung ausgewählt werden.

Für Tabellen können die Kopfzeile sowie gerade und ungerade Zeilen unterschiedlich definiert werden. Als Schriftgröße wird die Größe für normalen Text verwendet. Für die einzelnen Bereiche kann die Schriftfarbe, der Schrifttyp und die Hintergrundfarbe gesetzt werden. Durch unterschiedliche Hintergrundfarben bei geraden und ungeraden Zeilen sind die einzelnen Zeilen besser zu identifizieren. Zusätzlich kann noch angegeben werden, ob ober- und/oder unterhalb der Zeile eine Linie eingefügt werden soll oder nicht.

Kopf- und Fusszeile

Die Ausgabe von Kopf- und Fusszeilen wird getrennt definiert. Neben den Layout-Einstellungen (Schriftgröße in Pixel, Höhe in Millimeter, Abstand zum Text in Millimeter, Hintergrundfarbe) kann auch definiert werden, ob die Kopf- bzw. Fusszeile durch Linien abgrenzt wird.

Die eigentlichen Inhalte der Kopf- bzw. Fusszeile kann für die linke Seite, Seitenmitte und rechte Seite getrennt festgelegt werden. Inhalte auf der linken Seite sind linksbündig, Inhalte in der Mitte zentriert und Inhalte auf der rechten Seite rechtsbündig. In den Inhalten kann entweder ein fester Text eingetragen werden oder es wird ein Platzhalter verwendet. Dieser Platzhalter wird beim Erzeugen der Liste durch den tatsächlichen Text ersetzt. So führt <DATUM> z.B. dazu, dass an der entsprechenden Stelle das Druckdatum eingetragen wird. Mit <LOGO> kann da Logo-Bild aus den allgemeinen Einstellungen eingebunden werden. Mit <BR> wird ein Zeilenumbruch erzwungen.

Die möglichen Platzhalter werden in einer blauen Infobox angezeigt, sobald der Cursor in einem der Eingabefelder steht.

Mailvorlagen

Die E-Mail-Vorlagen werden bei allen automatisch erzeugten E-Mails verwendet, z.B. beim Versenden von Zugangsdaten. Die Vorlage besteht aus einem Text, in den so genannte Platzhalter eingebaut sind. Beim Erzeugen der E-Mail wird dieser Text in den E-Mail-Text geladen und die Platzhalter werden durch die entsprechenden Daten ersetzt. Welche Platzhalter zur Verfügung stehen, wird für die jeweilige Vorlage anzeigt.

PosLoc bringt von sich aus Vorlagen für die E-Mails mit. Diese Vorlagen können vom Anwender an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Hierzu wird einfach der vorgegebene Text verändert. Der Text kann durch HTML-Code formatiert werden. Um eine Mailvorlage zu bearbeiten, muss zunächst die gewünschte Vorlage ausgewählt werden. Danach wird die Vorlage angezeigt. Änderungen an der Vorlage müssen mit Speichern gesichert werden oder mit Abbrechen rückgängig gemacht werden.

Die Platzhalter, die zur Verfügung stehen, sind abhängig von der gewählten Vorlage und werden für jede Vorlage gesondert unterhalb des Eingabefeldes für den Mailtext eingeblendet.

Der Inhalt der Mail wird zunächst normal dargestellt und kann mit den üblichen Funktionsbuttons wie B I U formatiert werden. Der Inhalt kann aber auch auf einen HTML-Code umgestellt werden (Button </>) und dann kann direkt ein HTML-Code für den Text eingegeben werden.

Formulare

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Benutzerverwaltung

An dieser Stelle können Benutzergruppen definiert werden. Jede Benutzergruppe hat bestimmte Rechte, die genau definiert sind. Eingeloggte Personen müssen einer dieser Gruppen zugewiesen sein und haben dann die Rechte, die in der Gruppe definiert sind. Es ist nicht möglich, eine Person mehreren Benutzergruppen zu zu weisen.

Ist ein Benutzer einer Benutzergruppe zugewiesen, so kann der vom System automatisch vergebene Benutzername manuell geändert werden. Der Benutzer kann (unter Beibehaltung seiner Zugangsdaten) in eine andere Benutzergruppe verschoben werden. Wird ein Benutzer gelöscht, so ist er keiner Benutzergruppe mehr zugeordnet und seine Zugangsdaten verlieren die Gültigkeit - als Person ist er aber immer noch vorhanden. Soll eine Person vollständig gelöscht werden, so muss dies in der Personenverwaltung erfolgen.

Mit der Mailfunktion können die Zugangsdaten an den Benutzer verschickt werden, sofern in den Personendaten eine Mailadresse hinterlegt worden ist. Die Funktion kann auch verwendet werden, wenn die Zugangsdaten schon mal verschickt worden sind. Beim Aufrufen der Funktion wird das Kennwort des Benutzers auf ein Zufallswert gesetzt und alle bisherigen Zugangsdaten dieser Person verlieren ihre Gültigkeit.

Unterhalb jeder Benutzergruppe werden die Benutzer aufgeführt, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Mit dem Plus-Symbol kann ein neuer Benutzer hinzugefügt werden.

Update auf neuere Versionen

In diesem Bereich wird die aktuelle Version des System angezeigt. Wenn Updates zur Verfügung stehen, dann werden alle verfügbaren Update inklusive der Auflistung der Änderungen durch das entsprechende Update aufgezeigt. Das jeweils älteste verfügbare Update kann installiert werden. Beim Installieren kann es kurzzeitig (für wenige Sekunden) zu Einschränkungen für die anderen eingeloggten Benutzer kommen. Stehen mehrere Updates zur Verfügung, so müssen diese nacheinander installiert werden - dies ist automatisch dadurch gewährleistet, dass immer nur das älteste Update installiert werden kann.

Kontakt / Impressum / Datenschutzerklärung

Kontaktadresse / Angaben gemäß § 5 TMG

Björn Stickan

Fünfkirchener Str. 2, 85435 Erding

+49 (0) 171 6521334

info@easywk.de

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz: DE275819650

Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV

Björn Stickan, Fünfkirchener Str. 2, 85435 Erding

Streitschlichtung

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit:
https://ec.europa.eu/consumers/odr.
Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum.

Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung kann aufgrund ihres Umfangs entweder eingeblendet oder als PDF in einem neuen Fenster geöffnet werden.

SaaS-Vertrag / AGB

PosLoc ist eine Software-as-a-Service Anwendung. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen bzw. der SaaS-Vertrag sind die rechtliche Grundlage zur Nutzung der Anwendung. Mit der Bestellung wird der SaaS-Vertrag anerkannt.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Da in PosLoc auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss nach der DSGVO eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Anbieter und dem Kunden geschlossen werden. Mit der Bestellung wird diese Vereinbarung automatisch Vertragsbestandteil.